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Auf die BackOffice-Datenbank darf immer nur eine BackOffice-Instanz gleichzeitig zugreifen. Die Datenbank selbst verfügt bereits über eigene Schutzmechanismen gegen gleichzeitige Zugriffe. In bestimmten Netzwerkumgebungen, zum Beispiel bei einer Speicherung auf einer Netzwerkfreigabe, einem Server oder NAS, konnte es jedoch vorkommen, dass dieser Schutz nicht zuverlässig griff. Dadurch konnten beim gleichzeitigen Zugriff von mehreren Endgeräten Probleme mit der Datenbank entstehen.

Mit diesem Update wurde BackOffice um eine zusätzliche Sicherheitsprüfung erweitert. Beim Programmstart wird nun geprüft, ob die verwendete Datenbank bereits durch eine andere BackOffice-Instanz geöffnet ist. Ist dies der Fall, wird der Programmstart abgebrochen und eine entsprechende Meldung ausgegeben. Der Anwender wird dabei darauf hingewiesen, dass die Datenbank bereits auf einem anderen Endgerät in Verwendung ist. Dadurch wird der Zugriff auf gemeinsam genutzte Datenbanken sicherer und zuverlässiger.

Der Kundenstamm wurde um zusätzliche Angaben erweitert. Für Kunden kann nun die Art des Kunden angegeben werden. Dabei kann zwischen Privatperson, Unternehmen und Organisation unterschieden werden. Dadurch kann BackOffice genauer erkennen, um welche Art von Rechnungs- oder Gutschriftsempfänger es sich handelt.

Diese Angabe wird unter anderem für die Aufbewahrungshinweise in den Ausgabedateien verwendet. Bisher richtete sich der Hinweis danach, ob im Kundenstamm das Feld Firma befüllt war. Dadurch wurden Kunden ohne eingetragenen Firmennamen als Privatpersonen behandelt, obwohl es sich tatsächlich um ein Unternehmen oder eine Organisation handeln konnte. Mit der neuen Auswahl Art des Kunden wird der passende Hinweis nun gezielter ermittelt.

Zusätzlich wurde der Kundenstamm um das Feld E-Mail-Adresse für E-Rechnungen erweitert, sodass für elektronische Rechnungen eine separate E-Mail-Adresse hinterlegt werden kann.

Die Prüfung der Template-Texte (Datei → Konfiguration → Template-Texte anpassen) für bestimmte steuerliche Hinweise wurde erweitert. Bei Dokumenten mit Ist-Versteuerung, § 13b UStG oder § 19 UStG werden die entsprechenden Bemerkungen in den Template-Texten benötigt, damit die elektronischen Rechnungsdaten korrekt erstellt und validiert werden können.

Bisher waren diese Felder in den Template-Texten optional. Wenn die entsprechenden Bemerkungen nicht hinterlegt waren, konnte dies bei der Validierung einer ZUGFeRD-Rechnung zu Fehlern führen.

Mit diesem Update wurden die betreffenden Felder in den Template-Texten als Pflichtfelder berücksichtigt. Beim Speichern der Template-Texte wird nun geprüft, ob die erforderlichen Bemerkungen vorhanden sind. Zusätzlich ergänzt BackOffice beim Update fehlende Standardtexte, sofern diese noch nicht vorhanden sind. Dadurch wird die Erstellung valider ZUGFeRD-Rechnungen weiter verbessert.

Betroffen sind die entsprechenden Bemerkungsfelder in den Reitern Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung und Gutschrift. Dazu gehören die Hinweise zu § 13b UStG sowie zu Kleinunternehmer-Dokumenten nach § 19 UStG. Bei Rechnungen und Gutschriften kommt zusätzlich die Bemerkung zur Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten (Ist-Versteuerung) hinzu.

Die technische Komponente zur Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen wurde aktualisiert. BackOffice verwendet damit nun eine neuere Grundlage für die Erzeugung elektronischer Rechnungen, wodurch die Verarbeitung und Kompatibilität weiter verbessert wurde.

In diesem Abschnitt finden Sie eine Übersicht über die vorgenommenen Optimierungen und Fehlerbehebungen, die dazu beitragen, die Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität von BackOffice weiter zu verbessern.

• Die Jahresauswahl auf der Startseite wurde angepasst. Bisher wurden in der Auswahl maximal die Jahre bis zum aktuellen Geschäftsjahr angezeigt. Dadurch wurden zukünftige Jahre nicht berücksichtigt, auch wenn bereits Rechnungen mit einem späteren Rechnungsdatum vorhanden waren. Dieses Verhalten wurde korrigiert. Wenn beispielsweise eine Rechnung für das nächste Jahr vorhanden ist, wird dieses Jahr nun auch in der Jahresauswahl angezeigt.
• Im Archiv wurde ein Fehler bei der Vorschau archivierter Ausgabedateien behoben. Bisher konnte es beim Doppelklick mit der linken Maustaste auf die Kopf- oder Fußzeile der Vorschau zu einer Fehlermeldung kommen. Dies betraf die im Archiv einsehbaren, nicht mehr veränderbaren und revisionierten Ausgabedateien von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen. Das Verhalten wurde korrigiert, sodass der Doppelklick in diesem Bereich nun keine Fehlermeldung mehr auslöst.
• Die Bezeichnungen der Import-Schaltflächen für Template-Designs (Datei → Konfiguration → Template-Designs anpassen) wurden vereinfacht. Statt der längeren Beschriftung (bspw. Rechnungen vom Server importieren) werden die einzelnen Importoptionen nun kürzer und übersichtlicher angezeigt, zum Beispiel Rechnungen. Dadurch ist das Menü kompakter und leichter lesbar.
• Die Zahlungsarten (Datei → Konfiguration → Template-Texte anpassen → Zahlungsmethoden) für ZUGFeRD-Rechnungen wurden erweitert und präzisiert. Die bisherige Zahlungsart Keine Zahlung erforderlich wurde zu Zahlungsmodalität individuell vereinbart geändert, damit entsprechende Fälle, z. B. Rückerstattungen oder Vorgänge ohne Zahlung, fachlich passender abgebildet werden. Zusätzlich wurde die Zahlungsart Online-Zahlungsdienst ergänzt, die beispielsweise für Zahlungen über PayPal oder vergleichbare Dienste verwendet werden kann.
• In den Einstellungen zur Pflege der Einheiten (Datei → Konfiguration → Einheiten anpassen) können Systemeinheiten in der Spalte Typ nicht geändert werden, da diese Zuordnung für die korrekte Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen benötigt wird. In sehr seltenen Fällen konnte es vorkommen, dass Pauschale fälschlicherweise dem Typ Stück zugeordnet war. Diese Zuordnung wurde korrigiert.
• Im Reiter Einheiten anpassen der Einstellungen (Datei → Konfiguration → Einheiten anpassen) wird das Dropdown-Menü in der Spalte Typ nun alphabetisch sortiert angezeigt. Dadurch lassen sich die gewünschten Einheitentypen schneller finden und einfacher auswählen.
• Die hinterlegten Währungsdaten (Datei → Konfiguration → Währungen anpassen) wurden aktualisiert und auf den aktuellen Stand gebracht. Dadurch stehen in den Einstellungen nun verbesserte Länder- und Währungszuordnungen zur Verfügung, die eine zuverlässigere Auswahl und Verwendung der Währungsinformationen ermöglichen.
• Das Verschieben von Positionen in den Angeboten, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen per Drag & Drop wurde verbessert. Bisher konnte eine Position nicht aus einer Gruppe in eine andere, noch leere Gruppe verschoben werden. Dieses Verhalten wurde korrigiert, sodass Positionen nun auch per Drag & Drop in leere Gruppen verschoben werden können.
• In der Angebotsliste wurde die Filterung nach dem Status Abgelaufen korrigiert. Bisher konnte es vorkommen, dass bei Auswahl dieses Status auch einzelne angenommene Angebote angezeigt wurden. Dieses Verhalten wurde behoben, sodass nun ausschließlich die abgelaufenen Angebote angezeigt werden.
• Bei der Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen wurde die Ausgabe der Kontaktdaten des Rechnungsempfängers optimiert. Bisher konnte es vorkommen, dass in der ZUGFeRD-XML-Datei ein leerer Eintrag für den Ansprechpartner ausgegeben wurde, wenn beim Rechnungsempfänger kein Vor- und Nachname sowie keine Kontaktdaten hinterlegt waren. Dies konnte bei der ZUGFeRD-Validierung zu einer Warnung führen. Die Ausgabe wurde nun angepasst, sodass der entsprechende XML-Eintrag in diesen Fällen nicht mehr leer erzeugt wird.
• Die Zuordnung der Dokumentarten bei der Erstellung elektronischer Rechnungen und Gutschriften wurde verbessert. BackOffice verwendet nun die jeweils passendere Dokumentart. Dadurch wird die elektronische Ausgabe dieser Dokumente fachlich sauberer abgebildet und die Kompatibilität bei der Weiterverarbeitung von ZUGFeRD-Dokumenten weiter verbessert.
• Im Terminplaner wurde die Reihenfolge der Zoom-Schaltflächen im Menüband angepasst. Bisher war die Anordnung der Schaltflächen Verkleinern und Vergrößern anders als in anderen BackOffice-Apps. Die Reihenfolge wurde nun vereinheitlicht, sodass die Zoom-Schaltflächen jetzt in derselben Reihenfolge angezeigt werden wie in den übrigen BackOffice-Apps.