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Wie funktioniert die Archivierung in BackOffice?

  |   Fragen & Antworten zu BackOffice

Seit der Version BackOffice 2018 (Release 3) können Ausgabedateien zu den Angeboten, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Mahnungen nur noch dann gespeichert oder ausgedruckt werden, wenn sie vorher festgeschrieben wurden. Der Grund dieser Neuerung liegt darin, dass Sie seit dem 1. Januar 2017 aufgrund der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zur Archivierung der in BackOffice erzeugten Dokumente (z. B. Ausgabedateien zu Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Mahnungen etc.) verpflichtet sind. Hierzu waren teure Archivierungsprogramme notwendig, die Sie zusätzlich zu BackOffice erwerben mussten. Mit BackOffice 2018 (Release 3) wird nun diese Archivierung innerhalb unseres Rechnungsprogramms vorgenommen.

Wir möchten Ihnen nachfolgend aufzeigen, wie die Archivierung einer Ausgabedatei durchgeführt und wo die archivierte Ausgabedatei aufgerufen werden kann. Wenn Sie eine Ausgabedatei (bspw. zu einer Rechnung) erzeugen, so wird diese wie gehabt in der App BackOffice-Writer geöffnet. Sie werden nun eine Veränderung zur vorherigen BackOffice-Version feststellen, da die Speichern- und Drucken-Buttons deaktiviert sind. Ferner werden Sie feststellen, dass eine weiße Leiste unterhalb des Menüs zu sehen ist.

Ausgabedatei archivieren

Auf der rechten Seite dieser Leiste finden Sie den Button Ausgabedatei archivieren. Klicken Sie nun mit der linken Maustaste auf diesen Button, um die Ausgabedatei festzuschreiben bzw. zu archivieren.

Hinweis:
Durch die Archivierung einer Ausgabedatei wird diese unveränderlich abgespeichert. Dies hat zur Folge, dass das zugrundeliegende Dokument nicht mehr gelöscht werden kann, sollte es sich dabei um eine Auftragsbestätigung, Rechnung oder Mahnung handeln. Angebote können auch weiterhin gelöscht werden, da eine Archivierungspflicht nur dann vorliegt, wenn das Angebot zu einem Auftrag geführt hat. Bevor Sie eine Ausgabedatei archivieren, prüfen Sie bitte den Inhalt der Ausgabedatei auf Vollständigkeit, Korrektheit und Rechtschreibfehler. Überprüfen Sie bitte ebenfalls das Layout (bspw. ob die Positionen korrekt positioniert sind).

Nachdem Sie die Ausgabedatei archiviert haben, werden Sie feststellen, dass die Speichern- und Drucken-Buttons aktiviert wurden. Sie können nun die Ausgabedatei in einem beliebigen Dateiformat auf Ihrem Datenträger abspeichern oder die Ausgabedatei ausdrucken.

Hinweis:
Bedenken Sie bitte, dass Sie beim Speichern der Ausgabedatei auf Ihrem Datenträger (z. B. im PDF-Format) eventuell zur Archivierung dieser Datei in einer Archivierungssoftware (z. B. M-Files) verpflichtet sind.

Archivierte Ausgabedatei

Sie können zu einem beliebigen Zeitpunkt auf die archivierte Ausgabedatei zugreifen, indem Sie die Liste der Dokumente (bspw. Rechnungen) aufrufen und zu einem festgeschriebenen Dokument das Kontextmenü aufrufen, indem Sie einen Klick mit der rechten Maustaste auf das betroffene Dokument (z. B. Rechnung Nr. 00001) ausführen und anschließend die archivierte Ausgabedatei unter dem Kontextmenüeintrag Archivierte Ausgabedateien aufrufen.

Archivierte Ausgabedateien

Ferner steht Ihnen das gesamte Archiv samt allen archivierten Dokumenten in der Version BackOffice 2018 (Release 4) unter dem Untermenü-Eintrag Archiv öffnen des Hauptmenüs Datei zur Verfügung.

Alle Angaben ohne Gewähr. Bei Unklarheiten kontaktieren Sie bitte Ihren Steuerberater.