Wie kann ich eine Gutschrift erstellen?
In BackOffice gibt es drei Arten von Gutschriften, die sich in ihrer Funktion und ihrem Anwendungsfall unterscheiden. Nachfolgend erfahren Sie, wie Sie die jeweilige Gutschrift erstellen können.
1. Stornorechnung (vollständige Gutschrift einer Rechnung)
Wenn Sie eine Rechnung vollständig stornieren möchten, gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie im Hauptmenü Rechnungen auf den Menüeintrag Rechnungen anzeigen.
- Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf die Rechnung, die storniert werden soll.
- Wählen Sie anschließend im erschienenen Kontextmenü den Menüeintrag Stornorechnung erstellen aus.
- Speichern Sie die Stornorechnung ab.
Bitte beachten Sie, dass eine Stornierung von Rechnungen mit vorhandenen Gutschriften nicht möglich ist. Eine solche Stornierung würde zu einer doppelten Gutschrift von bereits gutgeschriebenen Positionen führen, was buchhalterisch unzulässig wäre.
Die erstellte Stornorechnung wird in der Rechnungsliste angezeigt.
2. Gutschrift zu einer bestehenden Rechnung (Teilgutschrift)
Wenn Sie nur einzelne Positionen oder Teilbeträge gutschreiben möchten, gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie im Hauptmenü Rechnungen auf den Menüeintrag Rechnungen anzeigen.
- Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf die Rechnung, zu der Sie eine Gutschrift erstellen möchten.
- Wählen Sie danach im erschienenen Kontextmenü den Menüeintrag Gutschrift erstellen aus.
- Geben Sie anschließend die Positionen an, die gutgeschrieben werden sollen.
- Speichern Sie die Gutschrift ab.
Wenn für eine Rechnung bereits eine oder mehrere Gutschriften existieren, darf die Rechnung nicht mehr bearbeitet werden. Andernfalls könnte eine Rechnungsposition (z. B. Pos. 1), die in einer Gutschrift referenziert und gutgeschrieben wurde, in der Rechnung so verändert werden, dass der Bezug zur Gutschrift verloren geht – wodurch die Gutschrift und die dazugehörige Rechnung inkonsistent werden und falsche Erstattungen entstehen könnten.
Bitte beachten Sie, dass die steuerrechtlichen Konsequenzen in Ihrer Verantwortung liegen. Über die Benutzeroberfläche stehen Ihnen diverse Möglichkeiten offen. Sie müssen jedoch sicherstellen, dass Ihre Angaben konsistent und korrekt bleiben.
Die erstellte Gutschrift wird in der Gutschriftsliste angezeigt.
3. Gutschrift ohne Referenzrechnung (z. B. Provisionsgutschrift)
Sie können außerdem Gutschriften ohne Bezug zu einer bestehenden Rechnung erstellen – beispielsweise für Provisionszahlungen oder sonstige Gutschriften. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:
- Klicken Sie im Hauptmenü Gutschriften auf den Menüeintrag Gutschriften anzeigen.
- Klicken Sie nun links oben auf den Button Neue Gutschrift.
- Geben Sie anschließend die Positionen an.
- Speichern Sie die Gutschrift ab.
Die erstellte Gutschrift wird in der Gutschriftsliste angezeigt.