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Neues Update auf BackOffice 2019

Die nachfolgenden Änderungen wurden durch dieses Update vorgenommen.

Allgemeine Änderungen:

• Einführung verschiedener Farbschemata für die verschiedenen Lizenzen.
• Zur besseren Übersicht der bereitgestellten Funktionalität wurden alle Seiten um RibbonControls erweitert.
• Implementierung der Tastenkombination Strg + S zum Speichern von Datenänderungen, bspw. in den Einstellungen, der Bausteinliste oder beim Erstellen eines Angebots, einer Rechnung etc.
• Die Rechtschreibprüfung (Professional- und Ultimate-Lizenzen) steht nun in den Erstell- und Editiermasken der Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Mahnungen und Arbeitszeugnisse zur Verfügung. Die Funktion der Rechtschreibprüfung kann in der Gruppe Allgemein des Reiters Allgemein der Seite Einstellungen aktiviert bzw. deaktiviert werden.
• Die Performance beim Öffnen von Word-, Excel- oder PDF-Dateien aus dem Windows-Dateisystem heraus wurde durch die Einführung der OfficeSuite signifikant verbessert. So wird bspw. beim Öffnen einer Word-Datei ausschließlich die App BackOffice-Writer geladen, was zu kürzeren Lade- und Wartezeiten führt.
• BackOffice speichert alle Anwendungsdaten in einer Datenbankdatei ab, die sich auf Ihrem Endgerät befindet. Beim ordnungsgemäßen Beenden von BackOffice wird die Verbindung zu dieser Datenbankdatei geschlossen. Sollte das Schließen der Verbindung scheitern, so kann dies zu einem inkonsistenten Zustand und somit zu einer Zerstörung der Datenbankdatei führen, wobei in diesem Fall alle Anwendungsdaten verloren gehen würden. Mit diesem Update haben wir den sicheren BackOffice-Start eingeführt, der über das Feld Sicheren BackOffice-Start aktivieren der Gruppe Allgemein des Reiters Allgemein der Seite Einstellungen aktiviert bzw. deaktiviert werden kann. Die Aktivierung des sicheren BackOffice-Starts hat zur Folge, dass bei einer Zerstörung der Datenbankdatei in den meisten Fällen eine Wiederherstellung der Anwendungsdaten durch unser Support-Team möglich ist. Sie führt jedoch zu einer etwas längeren Wartezeit beim Start der Anwendung.

Das Fenster Produkt aktivieren wurde geändert:

• Bei aktivierten Lizenzen wird nun der Product Key ausgegeben.
• Bereitstellung der Funktionalität, dass alle Aktivierungen zu einem Product Key zurückgesetzt werden können, wenn die maximale Anzahl an Aktivierungen erreicht wurde. Somit ist die Kontaktierung unseres Support-Teams in diesem Fall nicht mehr erforderlich und Sie können die Aktivierung ohne Wartezeiten und Unterbrechungen durchführen.

Das Fenster Produkt weiterempfehlen wurde geändert:

• Hinzufügen der CheckBox Mein Bekannter hat in den Erhalt der E-Mail eingewilligt.

Änderungen an der Seite Bausteine:

• Bereitstellung des Formulars Preise anpassen, wodurch eine wertmäßige oder prozentuale Anpassung der Preise durchgeführt werden kann. Diese Funktion kann über den Menüeintrag Werkzeuge aufgerufen werden.

Änderungen an der Seite Artikel:

• Bereitstellung des Formulars Verkaufspreise anpassen, wodurch eine wertmäßige oder prozentuale Anpassung der Verkaufspreise auf Basis der Einkaufs- oder Verkaufspreise durchgeführt werden kann. Diese Funktion kann über den Menüeintrag Werkzeuge aufgerufen werden.

Änderungen an der Seite Archiv:

• Bereitstellung der Funktionen Schnelldruck, Drucken und Schnelldruck (Kopie).
• Bereitstellung einer Auswahlmöglichkeit zur Definition der maximal anzuzeigenden Anzahl an archivierten Ausgabedateien.
• Bereitstellung einer Auswahlmöglichkeit zur Filterung des Dokumententyps (Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Mahnungen).
• Neben dem Datum wird nun auch die Uhrzeit in der Spalte Archiviert am ausgegeben.
• Erweiterung des Kontextmenüs mit den Buttons Öffnen, Schnelldruck, Drucken und Schnelldruck (Kopie).

Änderungen an den Erstell- und Editiermasken für Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen:

• Das Feld Betreff wurde um den Button Auswählen erweitert. Ein Klick auf den Button öffnet das Fenster Betreff auswählen, womit die Möglichkeit bereitgestellt wird, einen vordefinierten Betreff aus der Liste auszuwählen. Die vordefinierten Betreffe können im Reiter Betreff der Seite Template-Texte gepflegt werden.
• Die Textfelder oberhalb und unterhalb der Positionen wurden sichtbar geschaltet. Die Sichtbarkeitseinstellungen der Gruppe Sichtbarkeit der Textfelder zu den Dokumententexten des Reiters Allgemein der Seite Einstellungen wurden infolgedessen entfernt.
• Einführung von übersichtlichen und komfortablen Tabellen zur Verwaltung der Positionen.
• Die Unterteilung der Positionen kann nun in Gruppen erfolgen. Hierbei steht die Möglichkeit zur Verfügung, die Position, Bezeichnung sowie Zwischensumme zur Gruppe anhand der CheckBoxen Position und Gruppentitel aktivieren und Zwischensumme aktivieren auszugeben. Das Verhalten dieser CheckBoxen kann in der Gruppe Gruppen und Positionen des Reiters Allgemein der Seite Einstellungen angepasst werden. Der Text zur Zwischensumme in den Ausgabedateien kann im Feld Zwischensumme der Gruppe Gruppendaten des Reiters Labels der Seite Template-Texte konfiguriert werden. Um die Ausgabe der Gruppendaten (Position, Bezeichnung und Zwischensumme) in den Ausgabedateien zu bewirken, müssen die betroffenen Template-Designs entsprechend eingerichtet werden. Zur Anpassung eines Template-Designs öffnen Sie dieses im Bearbeitungsmodus und klicken Sie auf den Button Positionen um Gruppendaten erweitern unter dem Menü Werkzeuge. Speichern Sie anschließend das Template-Design ab. Sollten mehrere Template-Designs für Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen vorliegen, so müssen Sie alle Template-Designs auf diese Weise anpassen.
• Bereitstellung einer „Drag & Drop“-Funktionalität zur Verschiebung von Positionen sowohl innerhalb einer Gruppe als auch von einer Gruppe zu einer anderen. Das Verschieben einer Gruppe nach oben oder unten kann anhand von bereitgestellten Buttons durchgeführt werden.
• Der Lohnanteil zu den Positionen wird nun immer angezeigt. Die Einstellung Lohnanteil in Positionen anzeigen in der Gruppe Positionen des Reiters Allgemein der Seite Einstellungen wurde infolgedessen entfernt.
• Bei den Summenfeldern steht nun eine Auswahlliste zur Festlegung des Mehrwertsteuersatzes aus einer vordefinierten Liste von Mehrwertsteuersätzen bereit. Die vordefinierten Mehrwertsteuersätze können im Reiter Mehrwertsteuer der Seite Einstellungen gepflegt werden. Die Selektion eines Mehrwertsteuersatzes wirkt sich das gesamte Dokument aus. Die Möglichkeit der Zuweisung verschiedener Mehrwertsteuersätze zu unterschiedlichen Positionen eines Dokuments ist für ein späteres Update geplant.
• Der Button Nummerierung der Positionen ersetzen wurde entfernt.
• Das Schema zu den Positionsnummern der Gruppen und Positionen kann in der Gruppe Gruppen und Positionen des Reiters Allgemein der Seite Einstellungen konfiguriert werden. Alle vor diesem Update angelegten Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen wurden mit der Einstellung Freie Nummerierung versehen, womit die Angabe von Positionsnummern zu den Gruppen und Positionen manuell durch Sie erfolgen muss. Alle seit dem Update angelegten Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen werden standardmäßig mit der Einstellung Automatische Nummerierung (arabisch) versehen, wodurch die Nummerierung anhand von arabischen Zahlen vollautomatisiert erfolgt. Dadurch sollen Zahlenlücken verhindert werden. Weitere Informationen können dem Tooltip des Feldes Schema zu den Positionsnummern entnommen werden.
• Die Formatierung der Positionsnummern der Positionen kann in der Gruppe Formatierung der Positionsnummer des Reiters Nummern der Seite Einstellungen konfiguriert werden. Dadurch können Positionsnummern wie bspw. 001, 002, 003 oder 1.001, 1.002, 1.003 etc. festgelegt werden.
• Die maximale Anzahl an Zeichen in den Bezeichnungen der Positionen wurde von 100 auf 200 Zeichen erhöht.
• Die Breite der Seite kann nun über entsprechende Zoom-Buttons angepasst werden.
• Die Funktionen Baustein in Bausteinliste speichern bzw. Artikel in Artikelliste speichern stehen nun im Kontextmenü der Positionen zur Verfügung. Dadurch können bspw. Bausteine direkt beim Erstellen oder Bearbeiten eines Angebots in die Bausteinliste übernommen bzw. gespeichert werden. Um Duplikate zu vermeiden werden nur Bausteine bzw. Artikel in die Baustein- bzw. Artikelliste gespeichert, die noch nicht in der entsprechenden Liste vorhanden sind.
• Das Feld Zahlungsmethode wurde zu einer Textarea geändert und um den Button Auswählen erweitert, womit die Möglichkeit bereitgestellt wird, eine vordefinierte Zahlungsmethode aus der Liste auszuwählen.
• Das Feld Lieferung und/oder Leistung (nur bei den Auftragsbestätigungen) wurde zu einer Textarea geändert und um den Button Auswählen erweitert, womit die Möglichkeit bereitgestellt wird, eine vordefinierte Lieferung und/oder Leistung aus der Liste auszuwählen.

Änderungen an den Erstell- und Editiermasken für Mahnungen:

• Das Feld Betreff wurde um den Button Auswählen erweitert. Ein Klick auf den Button öffnet das Fenster Betreff auswählen, womit die Möglichkeit bereitgestellt wird, einen vordefinierten Betreff aus der Liste auszuwählen. Die vordefinierten Betreffe können im Reiter Betreff der Seite Template-Texte gepflegt werden.
• Die Breite der Seite kann nun über entsprechende Zoom-Buttons angepasst werden.

Änderungen an der App BackOffice-Writer:

• Bei der Anzeige einer noch nicht archivierten Ausgabedatei wurde in der gelben Leiste der Button Muster drucken hinzugefügt. Mit dieser Funktion kann die noch nicht archivierte Ausgabedatei mit einem Wasserzeichentext (z. B. „Musterausdruck“) gedruckt werden. Der Wasserzeichentext erfolgt in einem diagonalen Schriftzug. Sowohl der Inhalt als auch die Farbe des Wasserzeichentextes kann in der Gruppe Wasserzeichen des Reiters Ausgabedatei der Seite Einstellungen festgelegt werden.
• Bei der Anzeige einer archivierten Ausgabedatei wurde in der gelben Leiste der Button Kopie drucken hinzugefügt. Mit dieser Funktion kann die archivierte Ausgabedatei mit einem Wasserzeichentext (z. B. „Duplikat“) gedruckt werden. Der Wasserzeichentext erfolgt in einem diagonalen Schriftzug. Sowohl der Inhalt als auch die Farbe des Wasserzeichentextes kann in der Gruppe Wasserzeichen des Reiters Ausgabedatei der Seite Einstellungen festgelegt werden. Hierbei stehen Ihnen separate Einstellungen für Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Mahnungen zur Verfügung.

Änderungen an der App Arbeitszeugnis-Generator (Ultimate-Lizenzen):

• Bereitstellung von Bearbeiten-, Kopieren– und Löschen-Buttons im RibbonControl.

Behebung von Fehlern:

• Der Button Änderungen zurücksetzen setzte die Änderungen in der Baustein- bzw. Artikelliste nicht zurück.
• Das direkte Öffnen einer Word-, Excel- oder PDF-Datei (mit BackOffice) aus einem Windows-Verzeichnis heraus führte dazu, dass eine Log-Datei zu BackOffice im selben Verzeichnis angelegt wurde.
• Die Textfelder oberhalb und unterhalb der Positionen sowie das Feld Zahlungsmethode wurden fälschlicherweise deaktiviert, wenn eine bereits vorhandene Stornorechnung im Bearbeitungsmodus geöffnet wurde.
• Das Öffnen einer Excel-Datei mit BackOffice-Sheet führte dazu, dass der Speichern-Button trotz nicht vorhandener Änderungen aktiv war.
• In manchen Tabellen wurden die Löschen-Buttons nicht ordnungsgemäß gezeichnet, sodass die Aktivierung/Deaktivierung der Löschen-Buttons beim Scrollen nicht immer rechtzeitig erfolgte.
• Der Kontextmenüeintrag Sortierung entfernen führte nicht dazu, dass die Sortierung von Spalten in den Tabellen entfernt wurde.
• Beim Kopieren einer Mahnung wurde der bereits beglichene Betrag nicht in die neue Mahnung übernommen.
• Die Spaltenfilter der Tabellen wurden bei den Apps Adressetiketten und Arbeitszeugnis-Generator nicht ordnungsgemäß gespeichert.
• ODT-Dateien wurden in der App BackOffice-Writer nicht ordnungsgemäß geladen.
• Die Zusammenstellung der Geschäftsjahre in einer Auswahlliste zur Berechnung des Umsatzes auf der Startseite erfolgte auf Basis der Rechnungstabelle. Hierbei wurden die Geschäftsjahre zu den Einnahmebuchungen der App Kassenbuch nicht berücksichtigt.
• Bei der Ausgabe der Zahlungsmethode in einer Ausgabedatei wurden darin enthaltene Zeilenumbrüche nicht ordnungsgemäß ausgegeben.