Blog

Neues Update auf BackOffice 2018

  |   BackOffice 2016, BackOffice 2018, BackOffice-Updates

Die nachfolgenden Änderungen wurden durch dieses Update vorgenommen.

Allgemeine Änderungen:

  • Designtechnische Anpassungen der Benutzeroberfläche.
  • Überarbeitung der Tabellenfilter in allen Tabellen der Anwendung. Somit ist bspw. die Filterung von Tabellenzeilen nach Datums- und Zeitspannen komfortabler und übersichtlicher gestaltet worden.
  • Der Kontextmenü-Eintrag Status ändern in den Kontextmenüs der Tabellen Rechnungen und Mahnungen wurde für den Schnellzugriff optimiert. Somit können Sie bereits über das Kontextmenü definieren, welcher Status einer Rechnung wann gesetzt wurde, bspw. Rechnung wurde heute (19.12.2017) beglichen.
  • Das Feld Betreff in den Angeboten, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Mahnungen wurde bezüglich der maximalen Länge von 200 auf 1.000 Zeichen erhöht.
  • Die Funktion Bausteine vom Server importieren wurde entfernt.
  • Optimierung der Suchdauer bei einer 5-stelligen Anzahl an Einträgen in den Tabellen Bausteine, Baustein auswählen, Artikel und Artikel auswählen.
  • Verbesserung der Verschlüsselung bei der Kommunikation mit dem Server.
  • Hinzufügen des Feldes abzgl. bereits beglichener Betrag zu den Seiten Mahnung anlegen und Mahnung ändern. Dadurch wird die Mahnung von Teilbeträgen ermöglicht.
  • Die Begleichung von Rechnungsbeträgen über PayPal ist nun bei Bestellungen von Lizenz-Upgrades innerhalb der Anwendung möglich.
  • Die Spalte MwSt. wurde mit einem Summenfeld in den Fußzeilen der Tabellen Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen versehen.
  • Bereitstellung von Textfeldern bei der Erstellung und Bearbeitung von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Mahnungen, um die Texte oberhalb und unterhalb der Positionen konfigurierbar zu gestalten. Diese Texte können manuell befüllt oder über eine Liste von vordefinierten Texten bestimmt werden.
  • Hinzufügen von Standard-Template-Designs für Auftragsbestätigungen, Kassenbücher, Kassenbuch-Quittungen, Adressetiketten und Arbeitszeugnisse zur Tabelle Template-Designs, falls diese noch nicht importiert oder angelegt worden sind. Hierzu ist eine manuelle Anpassung der Designs (z. B. Hinzufügen des Firmenlogos etc.) eventuell notwendig.
  • Ermöglichung von Zeitspannen (z. B. von Januar 2018 bis März 2018) bei der Angabe des Liefer- und Leistungsdatums in Rechnungen.
  • Ermöglichung von Kleinbetragsrechnungen ohne Kundenauswahl bei der Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen.
  • Ermöglichung von Stornorechnungen zu vorher angelegten Rechnungen. Um eine Stornorechnung zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Tabelle Rechnungen auf die Rechnung, die storniert werden soll und wählen Sie anschließend aus dem Kontextmenü den Eintrag Stornorechnung erstellen aus.
  • Ermöglichung von Korrekturrechnungen zu vorher angelegten Rechnungen. Um eine Korrekturrechnung zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Tabelle Rechnungen auf die Rechnung, die korrigiert werden soll und wählen Sie anschließend aus dem Kontextmenü den Eintrag Korrekturrechnung erstellen aus.
  • Das Mengenfeld für pauschale Positionen ist nun editierbar, lässt jedoch ausschließlich die Werte 1 und -1 zu.
  • Verwenden eines komprimierten Kalenderfeldes für das Feld Datum bei der Erstellung und Bearbeitung von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Mahnungen.

Allgemeine Änderungen (Professional- und Ultimate-Lizenzen):

  • Hinzufügen eines Mitarbeiterstamms zur Verwaltung der Mitarbeiter.
  • Hinzufügen der Grundfunktion Auftragsbestätigungen.
  • Hinzufügen der Sonderfunktion Bausteine/Artikel von Partner-Server importieren. Hierbei wird die Website www.ausschreiben.de in einem integrierten Browser geöffnet und Ihnen werden über 990.000 Leistungsbeschreibungen von Produktherstellern und herstellerneutrale DIN- und VOB-gerechte Texte zum Import zur Verfügung gestellt.

Allgemeine Änderungen (Ultimate-Lizenzen):

  • Hinzufügen der Sonderfunktion Bausteine/Artikel aus DATANORM importieren. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Datensätze aus Dateien im DATANORM-Format auszulesen und in die Tabellen Bausteine bzw. Artikel zu importieren. Das DATANORM-Format wird für den Austausch von Datensätzen zwischen Produktlieferanten, dem Fachgroßhandel und den Handwerksunternehmen verwendet.

Änderungen am Hauptmenü:

  • Der Menüeintrag Mitarbeiter wurde in das Stammdaten-Menü aufgenommen.
  • Der Menüeintrag Terminplaner wurde in das Apps-Menü aufgenommen.
  • Der Menüeintrag Arbeitszeugnis-Generator wurde in das Apps-Menü aufgenommen.
  • Der Menüeintrag Häufig gestellte Fragen (FAQ) anzeigen wurde in das Fragezeichen-Menü aufgenommen.
  • Der Menüeintrag Benutzerhandbuch öffnen wurde in das Fragezeichen-Menü aufgenommen.

Änderungen an der Seite Unternehmensdaten ändern:

  • Beim Speichern oder Zurücksetzen von Änderungen bleibt die aktuell geöffnete Unterseite weiterhin geöffnet. Bisher wurde immer die Unterseite Unternehmensdaten aufgerufen.

Änderungen an der Seite Template-Texte anpassen:

  • Beim Speichern oder Zurücksetzen von Änderungen bleibt die aktuell geöffnete Unterseite weiterhin geöffnet. Bisher wurde immer die Unterseite Angebot aufgerufen.
  • Hinzufügen der Tabellen Angebotstext nach der Anrede und Abschließender Angebotstext zur Unterseite Angebot.
  • Hinzufügen der Textfelder Bemerkung zur Aufbewahrungspflicht bei Privatpersonen und Bemerkung zur Aufbewahrungspflicht bei Unternehmen zur Unterseite Angebot.
  • Hinzufügen der Tabellen Rechnungstext nach der Anrede bei Rechnungen und Abschließender Rechnungstext bei Rechnungen zur Unterseite Rechnung.
  • Hinzufügen der Tabellen Rechnungstext nach der Anrede bei Korrekturrechnungen und Abschließender Rechnungstext bei Korrekturrechnungen zur Unterseite Rechnung.
  • Hinzufügen der Tabellen Rechnungstext nach der Anrede bei Stornorechnungen und Abschließender Rechnungstext bei Stornorechnungen zur Unterseite Rechnung.
  • Hinzufügen der Tabellen Mahnungstext nach der Anrede und Abschließender Mahnungstext zur Unterseite Mahnung.
  • Hinzufügen des Textfeldes Betreff zur Gruppe Dokumentendaten der Unterseite Labels. Hier können Sie ein Präfix (z. B. „Objekt:“) definieren, der vor dem Betreff von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Mahnungen ausgegeben werden soll, wenn dieser befüllt ist.

Änderungen an der Seite Template-Texte anpassen (Professional- und Ultimate-Lizenzen):

  • Hinzufügen des Reiters Auftragsbestätigung.

Änderungen an der Seite Template-Texte anpassen (Ultimate-Lizenzen):

  • Hinzufügen des Reiters Arbeitszeugnis-Generator.

Änderungen an der Seite Einstellungen ändern:

  • Beim Speichern oder Zurücksetzen von Änderungen bleibt die aktuell geöffnete Unterseite weiterhin geöffnet. Bisher wurde immer die Unterseite Allgemein aufgerufen.
  • Hinzufügen des Feldes Bearbeitungsgebühren bei Mahnungen zur Gruppe Allgemein der Unterseite Allgemein. Hier können Sie die Bearbeitungsgebühren bzw. Mahngebühren definieren, die beim Anlegen von neuen Mahnungen vorbefüllt werden sollen.
  • Hinzufügen der Gruppe Sichtbarkeit der Textfelder zu den Dokumententexten zum Reiter Allgemein. Somit können die Textfelder für die Angebotstexte, Auftragsbestätigungstexte und Rechnungstexte ein- oder ausgeblendet werden. Standardmäßig sind diese Einstellungen auf Keine Textfelder anzeigen gestellt.
  • Hinzufügen des Feldes Behandlung von Pauschalen zur Gruppe Positionsdaten der Unterseite Ausgabedatei. Dadurch ist es nun möglich, die Behandlung von Pauschalen in den Positionen zu konfigurieren.
  • Hinzufügen des Feldes Anzahl der Nachkommastellen bei den Mengen zur Gruppe Positionsdaten der Unterseite Ausgabedatei. Dadurch kann nun konfiguriert werden, auf wie viele Nachkommastellen die Mengenangaben in den Positionen formatiert werden sollen.
  • Hinzufügen des Reiters Drucken. Somit kann zu jeder ausdruckbaren Tabelle ein separater Skalierungsfaktor festgelegt werden, der zur Optimierung des Tabellenausdrucks dienen soll.
  • Das Land Tschechien wurde als neues Land in der Tabelle Währungen hinzugefügt.

Hinzufügen von neuen Spalten zu den vorhandenen Tabellen:

  • Hinzufügen der Spalte EAN / GTIN zur Tabelle Artikel.
  • Hinzufügen der Spalten Matchcode und Hersteller zu den Tabellen Bausteine und Artikel.
  • Hinzufügen der Spalte Notiz zu den Tabellen Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Mahnungen. Vorhandene Notizen werden in den entsprechenden Tabellenzeilen mit einem Notiz-Symbol gekennzeichnet. Die Notizen werden bei der Suche über das Suchfeld ebenfalls berücksichtigt.
  • Hinzufügen der Spalten Status (Text) und Status (Datum) zu den Tabellen Rechnungen und Mahnungen.
  • Hinzufügen der Spalten MwSt., MwSt. in % und Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers zu den Tabellen Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen.

Hinweis: Alle neuen Spalten sind im Initialzustand ausgeblendet. Bezüglich der Einblendung dieser Spalten verweisen wir auf das Kapitel 4.2.3.7 Spalte ein- und ausblenden unseres Benutzerhandbuchs.

Bereitstellung von neuen Template-Texten für die Gestaltung der Template-Designs:

  • Bereitstellung der Template-Texte #Menge_Ohne_Einheit# und #Einheit# bei den Angeboten, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Mahnungen.
  • Bereitstellung der Template-Texte #Mahnung_Rechnungsbetrag_Label# und #Mahnung_Rechnungsbetrag# bei den Mahnungen.
  • Bereitstellung der Template-Texte #Mahnung_Bearbeitungsgebuehren_Label# und #Mahnung_Bearbeitungsgebuehren# bei den Mahnungen.
  • Bereitstellung der Template-Texte #Mahnung_Bereits_Beglichener_Betrag_Label# und #Mahnung_Bereits_Beglichener_Betrag# bei den Mahnungen.
  • Bereitstellung der Template-Texte #Mahnung_Gesamtbetrag_Label# und #Mahnung_Gesamtbetrag# bei den Mahnungen.
  • Bereitstellung diverser Template-Texte beim Arbeitszeugnis-Generator.

Änderungen an der App PDF-Viewer:

  • Es wurde eine Statusleiste am unteren Rand der Applikation hinzugefügt, sodass nun die Anzahl der Gesamtseiten sowie die Seitennummer der aktuellen Seite angezeigt werden.

Änderungen an der App BackOffice-Writer:

  • Die Tastenkombination Strg + Umschalt + P druckt nun per Schnelldruck ohne Anzeige des Druckdialogs.

Änderungen an der App Adressetiketten (Ultimate-Lizenzen):

  • Ermöglichung des Imports von Mitarbeiteradressen in die Tabelle der Adressetiketten.

Hinzufügen der App Terminplaner (Ultimate-Lizenzen):

Diese App ist eine Kalender- und Terminplanungskomponente, deren Benutzeroberfläche und Bedienung an den Kalender von Microsoft Outlook angelehnt sind. Indem Sie auf einen beliebigen Zeitpunkt im Kalender klicken, können Sie bereits mit der Eintragung eines Termins beginnen. Neben den regulären Terminen können sowohl Termin- als auch Ereignisserien angelegt werden, um wiederkehrende Termine und Ereignisse (z. B. Meetings, Geburtstage, Feiertage) schnell und unkompliziert anlegen zu können. Die verschiedenen Beschriftungen bzw. Farben und die Darstellung der Termine in unterschiedlichen Ansichten ermöglichen es Ihnen, den Überblick über Ihre Termine zu bewahren und Ihre Arbeitsvorgänge zu optimieren.

Überblick über die wichtigsten Funktionen und Werkzeuge:

  • Anlegen von Terminen, Termin- und Ereignisserien
  • Versehen von Terminen mit Erinnerungen (Alarmfunktion)
  • Verschieben von Terminen per Drag & Drop
  • Duplizieren bzw. Kopieren von Terminen
  • Splitten von Terminen auf mehrere Termine
  • Versehen von Terminen mit verschiedenen Beschriftungen bzw. Farben: Wichtig, Geschäftlich, Privat, Urlaub, Teilnahme erforderlich, Anreise notwendig, Vorbereitung notwendig, Geburtstag, Jahrestag, Telefonanruf
  • Darstellung der Termine in verschiedenen Ansichten: Tagesansicht, Arbeitswochenansicht, Wochenansicht, Monatsansicht, Chronologisch, Gantt-Ansicht, Agenda-Ansicht
  • Gruppierung der Termine: Keine Gruppierung, Gruppierung nach Datum, Gruppierung nach Ressourcen
  • Ausdrucken der Termine in verschiedenen Darstellungsformen

Hinzufügen der App Arbeitszeugnis-Generator (Ultimate-Lizenzen):

Mit dieser App erstellen Sie individuelle, professionelle sowie rechtlich einwandfreie Arbeits- und Zwischenzeugnisse und dies innerhalb von nur wenigen Minuten und ohne besondere Vorkenntnisse in diesem Bereich besitzen zu müssen. Nach der Auswahl eines Mitarbeiters, weiterer mitarbeiterspezifischen Daten (z. B. Eintrittsdatum, Austrittsdatum) und dem Titel des Arbeitszeugnisses (z. B. Arbeitszeugnis, Zwischenzeugnis) können Sie auch schon mit der Auswahl der Texte zu den einzelnen Bewertungskriterien fortfahren. Dabei werden Ihnen die Texte in verschiedenen Varianten in übersichtlichen Listen zur Auswahl gestellt. Die Texte sind nach dem Schulnotenprinzip (Note 1 bis 6) jeweils mit einer bestimmten Note versehen. Ihnen stehen momentan 635 verschiedene Texte zu den folgenden Kriterien zur Verfügung:

  • Einleitung
  • Aufgabenbeschreibung
  • Fachwissen
  • Arbeitsbefähigung
  • Leistungsbereitschaft und Motivation
  • Arbeitsweise
  • Arbeitsergebnis und Arbeitsqualität
  • Außergewöhnliche Erfolge
  • Belastbarkeit
  • Führungsstil und Führungsleistung
  • Gesamtbeurteilung der Leistung
  • Verhalten zu Vorgesetzten, Kollegen und Kunden
  • Austrittsgrund bzw. Ausstellungsgrund
  • Schlussformel
  • Sonstige Zusätze und Formulierungen

Hinweis: Die von uns bereitgestellten Texte können über die Seite Template-Texte anpassen beliebig angepasst oder erweitert werden.

Behebung von Fehlern:

  • Bei der Ausgabe von Skontobeträgen wurde das Tausendertrennzeichen „.“ in den Ausgabedateien nicht ausgegeben.
  • In seltenen Fällen kam es während des Programmstarts zu Abstürzen.
  • Stornierte Buchungen im Kassenbuch müssen beim Stornieren-Button als Tooltip den Text Diese Buchung wurde bereits storniert anzeigen, wenn der Kassenabschluss bereits erfolgt ist. Stattdessen wurde der Text Diese Buchung wurde bereits zum Stornieren vorgemerkt ausgegeben.
  • In Angeboten und Rechnungen muss die Eingabe von negativen Beträgen beim manuellen Lohnanteil unterbunden werden.
  • Das Zurücksetzen bzw. Aufheben von Schattierungsfarben und Texthervorhebungsfarben in Tabellenzellen in der App BackOffice-Writer war fehlerhaft.
  • Beheben von Problemen bei der Darstellung von PDF-Dateien in der App PDF-Viewer.
  • Überschreiben einer (in einer anderen Anwendung) geöffneten PDF-Datei führte in der App BackOffice-Writer zu einer Exception.
  • Bei einem geöffneten Anpassen-Formular (zu einer Tabelle) führte eine Navigation zu einer anderen Seite dazu, dass dieses Formular nicht geschlossen wurde.
  • Das Senden eines Bildes hinter einen Text führte in der App BackOffice-Writer dazu, dass der Cursor nicht mehr korrekt auf den Text gesetzt werden konnte.
  • Das Speichern von PDF-Dateien in der App BackOffice-Writer führte bei Bildern (z. B. Firmenlogos) mit einem transparenten Hintergrund dazu, dass der transparente Hintergrund in der PDF-Datei schwarz dargestellt wurde.
  • Die Tastenkombination Strg + P führte in der App BackOffice-Writer zwar zur Anzeige des Druckdialogs, jedoch wurde der Ausdruck der Ausgabedatei nicht im Dokumentenprotokoll protokolliert.
  • Das Formular Neuer Kunde führte zu einer Fehlermeldung, wenn die PLZ befüllt und zum Feld Ort gewechselt wurde und dabei keine Internetverbindung vorhanden war.
  • Die Schriftart der Titel auf den einzelnen Seiten wurde bei einigen Systemen falsch dargestellt.
  • Die MwSt. (in Prozent) in den Quittungen wird nun analog zu den Kassenbuchausdrucken auf zwei Nachkommastellen formatiert.
  • Beim Erstellen und Bearbeiten von Template-Designs wurden beim Hinzufügen der Faltkanten und der Lochmarke die vertikalen Positionen gefixt.
  • Die Markierung des letzten Paragraphs einer Datei führte in der App BackOffice-Writer zu einem falschen Verhalten. Dies betraf ausschließlich die Markierung des Paragraphs durch einen Dreifachklick der linken Maustaste.
  • Bei der Erstellung von Ausgabedateien werden nun redundante Leerzeilen am unteren Ende der Ausgabedateien entfernt.
  • Bei der Aufgliederung der einzelnen Abschlagszahlungen in den Ausgabedateien von Rechnungen werden nun redundante Leerzeilen entfernt, die bei Kleinunternehmer-Rechnungen ausgegeben wurden.
  • Bei der Auswahl eines Titels zu einer Rechnung (z. B. Anzahlung) wird nun die CheckBox Es handelt sich um eine Abschlagsrechnung automatisch gesetzt.
  • Beim Formular Kassenbuch wechseln des Kassenbuchs wurde die Zuordnung des Kassenbestandes zur Kassenbuchbezeichnung fehlerhaft ausgegeben.
  • Wenn in den Einstellungen die Kleinunternehmerregelung deaktiviert und die MwSt. auf 0 % gesetzt wurde, so erschien in der Ausgabedatei zu einer betroffenen Rechnung der Vermerk, dass es sich um eine Kleinunternehmerrechnung handelt.
  • Berücksichtigung der Einnahme-Buchungen aus den Kassenbüchern bei der Berechnung des Umsatzes auf der Startseite.