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Update von BackOffice 2015 auf BackOffice 2016

Die nachfolgenden Änderungen wurden durch dieses Update vorgenommen.

• Die Benutzeroberfläche von BackOffice wurde neu gestaltet. Zudem wurde die Performance beim Zeichnen der Benutzeroberfläche verbessert.
• Die Performance bei der Kommunikation zwischen Client und Server wurde verbessert.
• Bei der Druckansicht der Tabellen (z. B. „Rechnungen“) werden nun die Buttons (z. B. „Bearbeiten“) ausgeblendet.
• Das Control Statistiken wurden zu Kundenstatistiken umbenannt.
• Das Hauptmenü wurde umgestellt. Dabei wurde der Menüpunkt Stammdaten hinzugefügt. Unter diesem Menüpunkt wurden der Kundenstamm, die Kundenstatistiken sowie die Bausteine und Artikel untergliedert.
• In den Kontextmenüs der Rechnungen und Mahnungen wurde der Eintrag Status ändern aufgenommen.
• Durch die Einbindung von TeamViewer als Menüeintrag Fernwartung über TeamViewer anfordern im ?-Menü kann eine Fernwartung nun einfacher und schneller gestartet werden.
• Der Menüeintrag Telefonischer Support wurde im ?-Menü hinzugefügt. Bei Klick auf diesen Menüeintrag wird ein Formular angezeigt, das unsere Kontaktdaten und Öffnungszeiten enthält. Ferner werden gesetzliche Feiertage und Betriebsferien angezeigt, wenn das aktuelle Datum davon betroffen ist.
• Die Spalte Betreff wurde in den Tabellen Angebote, Rechnungen und Mahnungen hinzugefügt. Jedoch wird diese Spalte initial ausgeblendet. Um diese Spalte einzublenden, gehen Sie bitte wie folgt vor: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Tabellenkopf (bspw. auf „Kundennummer“) einer dieser Tabellen. In dem daraufhin erscheinenden Kontextmenü klicken Sie auf den Menüeintrag Spaltenauswahl. Nun erscheint rechts unten ein kleines Fenster mit dem Titel Anpassen. In diesem Fenster werden Sie den Eintrag Betreff sehen. Führen Sie nun mit der linken Maustaste einen Doppelklick auf diesen Eintrag, um die Spalte Betreff einzublenden. Die Spalte Betreff wird nun als letzte Spalte in der Tabelle eingeblendet. Um die Position dieser Spalte zu verändern, drücken und halten Sie die linke Maustaste auf den Tabellenkopf dieser Spalte gedrückt und verschieben Sie die Spalte zu der von Ihnen gewünschten Stelle.
• Beim Löschen von Positionen in Angeboten und Rechnungen können Lücken bei den Positionsnummern entstehen. Rechts neben dem Label Pos.: wurde ein Button hinzugefügt, mit dem die Nummerierung aller vorhandenen Positionen durch eine fortlaufende Nummer (z. B. 1, 2, 3, …) ersetzt werden kann.
• Beim Laden einer Sicherungsdatei wurde eine Sicherheitsabfrage eingebaut, die bestätigt werden muss, bevor das Laden der Sicherung angestoßen wird.
• Die Anzahl der Zahlungsmethoden wurde flexibel gestaltet, sodass nun eine beliebige Anzahl an Zahlungsmethoden angelegt werden kann.
• Die Verwendung einer Zahlungsmethode kann nun genauer spezifiziert werden. Beispielsweise kann eine Zahlungsmethode so konfiguriert werden, dass sie nur bei den Rechnungen angezeigt werden soll.
• Die maximale Zeichenlänge einer Zahlungsmethode wurde von 400 auf 1000 Zeichen erhöht.
• Die Template-Texte [(2,0)%Skontobetrag] und [GesamtbetragNach(2,0)%Skonto] wurden in den Zahlungsmethoden hinzugefügt. Der Template-Text [(2,0)%Skontobetrag] wird in den Ausgabedateien von Rechnungen und Mahnungen durch 2,0 % des Gesamtbetrags bzw. Restbetrags (bei Rechnungen) ersetzt. Der Template-Text [GesamtbetragNach(2,0)%Skonto] wird in den Ausgabedateien von Rechnungen und Mahnungen durch den Gesamtbetrag bzw. Restbetrag (bei Rechnungen) nach Abzug von 2,0 % Skonto ersetzt. Der Skonto in Höhe von 2,0 % kann durch Überschreibung des Werts „2,0“ durch einen beliebigen Wert zwischen 0 und 100 ersetzt werden.
• Die Kontextmenüeinträge Schnelldruck, Drucken und Druckvorschau in den Listen (z. B. „Rechnungen“) wurden in das Untermenü Liste verschoben.
• Die Benutzeroberfläche des Formulars Bausteine vom Server importieren wurde neu gestaltet.
• Die Gitternetzlinien in der App BackOffice-Writer können nun mit der Funktionstaste F12 ein- oder ausgeblendet werden.
• Die Fettmarkierung eines Textes in der App BackOffice-Writer kann nun auch mit der Tastenkombination Strg + Umschalt + F erfolgen.
• Die Einstellung Bankverbindung im Tab Ausgabedatei in den Einstellungen wurde entfernt, da die Kontonummer und BLZ mit dem 01.02.2016 endgültig durch die IBAN abgelöst wurden.
• Die App PDF-Viewer wurde um eine Taskleiste erweitert, die vom Anwender mit beliebigen Buttons befüllt werden kann.
• Beim Öffnen von PDF-Dateien in der App PDF-Viewer wird nun der Pfad der PDF-Datei in der BackOffice-Titelleiste in eckigen Klammern angezeigt.
• Die App BackOffice-Writer wurde auf RibbonControls umgestellt. Ferner wurde eine Taskleiste hinzugefügt, die vom Anwender mit beliebigen Buttons befüllt werden kann.
• Beim Öffnen von Dateien in der App BackOffice-Writer wird nun der Pfad der Datei in der BackOffice-Titelleiste in eckigen Klammern angezeigt.
• Die Papiereinheit in der App BackOffice-Writer wurde von Inch auf Zentimeter umgestellt.
• Um Missverständnisse mit der – in einem zukünftigen Update erscheinenden – Funktion Stornorechnungen zu vermeiden, wurde der Status Storniert in den Tabellen Rechnungen und Mahnungen zu Uneinbringlich geändert.
• Es wurden Summenfelder in den Tabellen Kundenstatistiken, Rechnungen und Mahnungen eingefügt.
• Die Benutzeroberfläche der Unternehmensdaten wurde neu gestaltet.
• Die Spalte Anzahl Angebote wurde in den Kundenstatistiken hinzugefügt. Jedoch wird diese Spalte initial ausgeblendet. Um diese Spalte einzublenden, gehen Sie bitte wie folgt vor: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Tabellenkopf (bspw. auf „Kundennummer“) dieser Tabelle. In dem daraufhin erscheinenden Kontextmenü klicken Sie auf den Menüeintrag Spaltenauswahl. Nun erscheint rechts unten ein kleines Fenster mit dem Titel Anpassen. In diesem Fenster werden Sie den Eintrag Anzahl Angebote sehen. Führen Sie nun mit der linken Maustaste einen Doppelklick auf diesen Eintrag, um die Spalte Anzahl Angebote einzublenden. Die Spalte Anzahl Angebote wird nun als letzte Spalte in der Tabelle eingeblendet. Um die Position dieser Spalte zu verändern, drücken und halten Sie die linke Maustaste auf den Tabellenkopf dieser Spalte gedrückt und verschieben Sie die Spalte zu der von Ihnen gewünschten Stelle.
• Die Benutzeroberfläche des Kundenstamms wurde neu gestaltet und infolgedessen in drei Bereiche untergliedert: Kundenliste, Kundendaten und Index. Die Kundenliste kann nicht mehr direkt editiert werden. Stattdessen werden Editoren im mittleren Bereich Kundendaten zur Verfügung gestellt, um die Kundendaten zu editieren. Zu jedem Kunden kann nun ein Photo angegeben oder per WebCam aufgenommen werden. Ferner wurden die Tabs Lieferadressen und Ansprechpartner hinzugefügt.
• Im Kundenstamm wurden die Textfelder Steuernummer und Umsatzsteuer-ID hinzugefügt.
• Das Formular Neuen Kunden anlegen wurde um die Textfelder Steuernummer und Umsatzsteuer-ID erweitert.
• Zeitintensive Warte- und Ladezeiten werden nun durch einen Lade-Cursor symbolisiert.
• Es können nun negative Beträge bei den Positionen von Angeboten und Rechnungen angegeben werden. Jedoch darf die Zwischensumme nicht negativ sein.
• Die Mahngebühren fließen nun bei der Berechnung des Umsatzes auf der Startseite und des Umsatzes zu jedem Kunden in den Kundenstatistiken mit ein.
• Die Benutzeroberflächen der Formulare Abschlagszahlungen und Abschlagsrechnung auswählen wurden neu gestaltet.
• Analog zu den Rechnungen können nun auch Subunternehmer-Angebote nach § 13b UStG erstellt werden.
• PDF-, Word- oder Excel-Dateien können nun direkt aus dem Betriebssystem heraus mit BackOffice geöffnet werden. Wird bspw. im Windows Explorer bei einer DOCX-Datei die Funktion Öffnen mit… in Zusammenhang mit dem Eintrag BackOffice 2016 verwendet, so wird BackOffice gestartet und die DOCX-Datei wird mit der App BackOffice-Writer geöffnet und dargestellt.
• Wenn in der App BackOffice-Writer unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen für die erste Seite und den Folgeseiten eingestellt sind, so wurden die Faltkanten und die Lochmarke nur auf der zweiten Seite dargestellt. Dieser Fehler wurde gefixt.
• Auf bestimmten Windows-Betriebssystemen wurden beim Anlegen oder Ändern von Rechnungen oder Mahnungen die Zahlungsmethoden im aufgeklappten Zustand der Drop-Down-Liste von rechts abgeschnitten. Dieser Fehler wurde gefixt.
• Die verschiedenen Status (z. B. „Offen“ oder „Beglichen“) in den Tabellen Rechnungen und Mahnungen werden nun in verschiedenen Farben dargestellt. Die Farben können in den Einstellungen im Tab Allgemein konfiguriert werden.
• Zu den Listen der Angeboten, Rechnungen und Mahnungen wurde der Kontextmenüeintrag Protokoll anzeigen hinzugefügt. Nach Klick auf diesen Menüeintrag wird ein Formular angezeigt, das diverse Ereignisse (z. B. Erstellen einer Ausgabedatei, Ändern des Status, Druck der Ausgabedatei) zu einem Dokument (z. B. Angebot) als Protokoll auflistet. Die Protokoll-Funktion kann in den Einstellungen im Tab Allgemein unter Dokumenten-Protokolle aktivieren ein- oder ausgeschaltet werden.
• Die Benutzeroberfläche für Lizenz-Upgrades wurde neu und dadurch übersichtlicher gestaltet. Dabei werden die verschiedenen Lizenzen tabellarisch gegenübergestellt und miteinander verglichen. Die einzelnen Grund- und Sonderfunktionen sowie Apps wurden detailliert beschrieben und jeweils mit Bildergalerien versehen.
• Es können nun beliebig viele Template-Designs angelegt werden. Werden mehrere Template-Designs dem gleichen Dokumententyp (z. B. Rechnungen) zugewiesen, so wird der Anwender beim Erstellen einer Ausgabedatei gefragt, mit welchem Template-Design die Ausgabedatei erzeugt werden soll.
• Bei den Template-Designs wurde ein Template-Design-Importer zur Verfügung gestellt, mit dem diverse Template-Designs in unterschiedlichen Farben und Layouts zu den verschiedenen Dokumententypen von unserem Server importiert werden können.
• Beim Bearbeiten eines Template-Designs wurden neue Template-Texte hinzugefügt. Ferner wurden die Template-Texte in Angebot, Rechnung, Mahnung, Kassenbuch, Kassenbuch-Quittung und Adressetikett unterteilt.
• Beim Bearbeiten eines Template-Designs wurden die Buttons Kopf- und Fußzeile entfernen und Logo einfügen hinzugefügt.
• Zu den Rechnungen und Mahnungen können nun Teilzahlungen verbucht werden. Hierzu wurde der Kontextmenüeintrag Erhaltene Zahlungen anzeigen zu den Listen Rechnungen und Mahnungen hinzugefügt.
• Im Datei-Menü des Hauptmenüs werden nun abhängig von der momentan angezeigten Seite wichtige Funktionen, wie z. B. Öffnen, Speichern oder Drucken zur Verfügung gestellt. Zudem werden bei den Apps BackOffice-Writer und PDF-Viewer die zuletzt verwendeten Dateien angezeigt, sodass kürzlich verwendete Dateien schneller und komfortabler geöffnet werden können.

Die nachfolgenden Änderungen betreffen die Lizenzen BackOffice 2016 Professional und BackOffice 2016 Ultimate.

• Mit der neu hinzugefügten Sonderfunktion Bausteine aus Dokumente importieren können nun Bausteintexte aus bereits vorhandenen Dokumenten (z. B. Angebote) ausgelesen und in die Bausteinliste importiert werden. Ebenso können mit der neuen Sonderfunktion Artikel aus Dokumente importieren Artikeltexte aus bereits vorhandenen Dokumenten ausgelesen und in die Artikelliste importiert werden.
• Die Rechtschreibprüfung in der App BackOffice-Writer kann nun mit der Funktionstaste F7 angestoßen werden.

Die nachfolgenden Änderungen betreffen die Lizenz BackOffice 2016 Ultimate.

• Es wurde die App Kassenbuch hinzugefügt. Durch diese App können ein oder mehrere Kassenbücher angelegt werden, um die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben jeder Geschäftskasse eines Unternehmens zu protokollieren. Die bereitgestellten Werkzeuge und Funktionen sowie die Darstellung der Einnahmen und Ausgaben in einer übersichtlichen Liste helfen dabei, alle Geschäftsvorfälle einfach nachzuvollziehen und somit die Übersicht zu bewahren. Zu den betrieblichen Einnahmen können zudem Quittungen erstellt und ausgedruckt werden.
• Es wurde die App Adressetiketten hinzugefügt, mit der sich Adressetiketten kinderleicht erstellen und auf einen in den Einstellungen vordefinierten Etikettendrucker drucken lassen.
• Die App BackOffice-Sheet wurde auf RibbonControls umgestellt. Ferner wurde eine Taskleiste hinzugefügt, die vom Anwender mit beliebigen Buttons befüllt werden kann.
• Beim Öffnen von Dateien in der App BackOffice-Sheet wird nun der Pfad der Datei in der BackOffice-Titelleiste in eckigen Klammern angezeigt.
• Die Papiereinheit in der App BackOffice-Sheet wurde von Inch auf Zentimeter umgestellt.
• Im Datei-Menü des Hauptmenüs werden zu der App BackOffice-Sheet die zuletzt verwendeten Dateien angezeigt, sodass kürzlich verwendete Dateien schneller und komfortabler geöffnet werden können.